Выдача займа сотруднику организации

Выдача займов, по российским законам – право не одних лишь кредитных организаций (в отличие от выдачи кредитов), а потому работодатель также может оказывать помощь, выдавая займ сотруднику организации. Условия его предоставления могут быть различными, и чаще всего такой заём характеризуется мягкостью по сравнению с кредитом банка: куда меньшая, а то и нулевая ставка, длительные сроки возврата или даже отсутствие конкретных сроков. А потому понятно, какую выгоду извлекают из таких займов работники.

Работодатель же, в свою очередь, с их помощью может повысить мотивацию сотрудника, или использовать заём, как способ удержать квалифицированного специалиста. Потому, если работодатель располагает средствами для этого, то чаще всего не отказывает в помощи, и выдача займа сотруднику – достаточно распространённая практика. Обычно практикуются займы на крупные покупки, или дорогое лечение. Иногда они могут выдаваться под проценты, но чаще это беспроцентный займ сотруднику организации, иногда долг по нему в итоге и вовсе прощается. Как и любые операции с деньгами, предоставление займа требует тщательного документального оформления, и здесь есть важные налоговые последствия, о которых необходимо знать при ведении отчётности компании. Обо всём этом мы и расскажем.

 Договор

И вот его важнейшие параметры:

•  Форма – договор займа сотруднику всегда оформляется в письменном виде.
•  Дата вступления в силу – это день, когда деньги передаются заёмщику.
•  Сумма – указывается в договоре. Ограничений на этот счёт в законах не имеется, но, если это крупная сделка по меркам выдающей заём компании (размер займа составляет четверть или больше от её активов), она нуждается в одобрении не только директора, но и коллегиальном – собрания акционеров для АО, или участников общества для ООО.
•  Валюта, в которой выдаётся заём – рубль. Право на выдачу займов в иной валюте есть только у организаций с соответствующей лицензией.
•  Проценты – упоминание о них может быть в договоре, а может и отсутствовать. В случае отсутствия упоминаний о ставке в документе, она будет равняться ставке рефинансирования, актуальной на тот момент, когда произойдёт возврат денег. Чтобы никаких процентов не начислялось, в условиях должно быть прямо прописано их отсутствие.
•  Срок возврата, а также его порядок – определяются договором исходя из соглашения сторон. При отсутствии указаний на этот счёт, проценты должны выплачиваться заёмщиком каждый месяц, а деньги должны быть возвращены по прошествии месяца после того, как заимодавец потребовал их возращения.
•  Досрочное погашение – его условия также могут быть отражены в договоре. Если упоминаний об этом нет, беспроцентный заём работнику может быть возвращён когда угодно без ограничений, а вот заём с процентами – минимум месяц спустя после уведомления заимодавца о том, что заём будет погашен досрочно.
•  Обязанности заёмщика – он принимает на себя обязательства вернуть средства в указанный срок, либо же выплатить дополнительные проценты в случае задержки, которые также необходимо отразить в тексте документа.

Сам договор беспроцентного займа сотруднику может быть составлен в произвольной форме, основанием для его составления служит заявление, написанное самим работником. Кроме уже упомянутых условий, в нём также должны содержаться: срок пользования средствами, способ передачи средств, а также их возвращения, цель, с которой работник просит заём. В особенности важно чётко установить цель в случае, если заём выдаётся для покупки жилья или участка для его строительства, поскольку от того, на какую цель выдаётся заём, зависит схема его налогообложения – об этом ещё будет рассказано подробнее. Цель важна ещё и потому, что если заём целевой, то заимодавец имеет право контролировать его использование, а заёмщик должен предоставлять отчёты по требованию, в ином случае будет обязан вернуть средства досрочно.

 Выплата налогов

Сумму займа не заносят в расход, уменьшающий облагаемую налогом базу, равно как и его возврат не будет считаться доходом. Если заём процентный, проценты будут облагаться налогом как внереализационный доход. Также ни сама сумма, ни проценты не будут входить в облагаемую страховыми взносами базу.

 Схема обложения НДФЛ

Работнику необходимо будет выплатить НДФЛ (налог на доходы физических лиц). И здесь есть множество нюансов для бухгалтера компании. Сначала определяется, получает ли сотрудник выгоду благодаря экономии на процентах – если ставка займа меньше 2/3 от текущей ставки рефинансирования, то считается, что получает. Конкретное значение этой выгоды считают по такой формуле:

МВ = СЗ х (2/3 ст. р. – ст. з.) / 365 (366) х t

• МВ здесь – это материальная выгода, получаемая сотрудником, выраженная в рублях;
• СЗ – сумма предоставленного ему займа;
• ст. р. – ставка рефинансирования, актуальная в момент, когда заём погашается (либо частично погашается). Важно учесть фактор времени, многие путают с датой, когда заём был взят;
• t – время, исчисляемое в днях, за которое начислены проценты, либо просто время пользования средствами в случае, если заём беспроцентный.

Для более глубокого понимания приведём пример расчёта. Компания «Гамма» заключает договор беспроцентного займа со своим сотрудником Петровым А.И. Заём в 120 000 рублей выдаётся на 6 месяцев без выплаты процентов. Погашаться он должен ежемесячно равными долями, то есть по 20 000 в месяц, начиная с января, в последний день каждого месяца. Ставка рефинансирования по истечении января составляла 9%, то есть 2/3 от неё – это 6%.

Производим расчёт, подставив все эти значения в формулу:

120 000 x (6% – 0%) / 365 x 30 = 591,78 рублей.

Таким образом, остаётся высчитать 35% от этой суммы, и мы получим сумму НДФЛ за январь:

591,78 x 0,35 = 207,12 рублей.

Так как сотрудник отдал 20 000 рублей в январе, то НДФЛ за февраль будет начисляться уже не на сумму в 120 000, а на 100 000 рублей, и так далее.

Хотя НДФЛ выплачивает сотрудник, обязанность изыскать его накладывается на работодателя. Обычно этот налог просто удерживают со следующих выплат, делаемых работнику, к примеру, из заработной платы. Размер удерживаемой суммы не должен превышать 50% от зарплаты. В случае если НДФЛ больше 50%, фирма должна в течение месяца уведомить об этом ИФНС, после чего обязанность по уплате перейдёт от неё к самому заёмщику.

Есть важный нюанс: при направлении выгоды от займа на строительство или приобретение недвижимости, полное либо частичное, земельных участков под строительство, земельных участков, на которых располагаются жилые дома, НДФЛ заёмщик выплачивать не должен. Чтобы получить это право, ему следует предоставить письмо из налоговой службы с указанием, что он получил право на налоговый вычет. Также в нём должна быть указана организация, выдавшая заём, вычет по которому делается. Важно: если заём получен, чтобы погасить ипотечный кредит, под данный вычет он не подпадает.

 Налог на прибыль и единый налог

При использовании УСН (упрощённой системы налогообложения) выдаваемый сотруднику заём не учитывается как расход при расчёте единого налога и налога на прибыль. Также и погашение займа не будет считаться доходом, облагаемым налогом. Однако, если заём процентный, то проценты будут облагаться налогом как внереализационные доходы.

 Списание долга

Иногда работодатель может списать долг ввиду того, что у работника сложное материальное положение. Данное решение можно оформить несколькими способами. Два основных – соглашение о прощении долга и договор дарения.

При оформлении по первому варианту возникнут следующие нюансы:

•  Доход сотрудника (то есть списанная сумма долга), облагается налогом в размере 13%. Материальная выгода от экономии на процентах не удерживается.
•  Компания, простившая долг, не может включить его сумму в расходы.
•  С той суммы, которая так и не была возвращена, должны быть сделаны страховые взносы.

В случае же оформления через договор дарения:

•  Должно быть отдано в виде налога 13% от невыплаченной суммы, но есть право получить налоговый вычет в 4 000 рублей, делающийся с подарков.
•  В расходы компании эту сумму также нельзя включать.
•  Страховыми взносами данная сумма не облагается.

Как видно из этих пунктов, более выгодный вариант – договор дарения, дающий право на налоговый вычет.

Отметим, что если компания несёт зафиксированные в документах обязательства выдавать сотрудникам займы и прощать долги при определённых ситуациях, то государственные органы могут квалифицировать прощёный долг как премию, и в этом случае необходимо будет сделать оплату взносов.

 Оформление займа

Представим его по шагам:

1.  Сотрудник обращается с заявлением о выдаче займа, составленным в свободной форме.
2.  Руководитель компании решает, можно ли выдать средства, в какой форме они будут выданы, и требуются ли от сотрудника гарантии в виде поручительства или залога. Также определяется, есть ли у руководителя право решать этот вопрос единолично, или сумма столь велика, что требуется согласие акционеров либо учредителей.
3.  Если требуется согласие, то проводится соответствующее собрание, решение которого должно быть оформлено специальным протоколом.
4.  Заключается договор займа работнику организации – смотрите образец.
5.  Издаётся приказ, после чего выдаются средства.